kuntablogi
Asiantuntijamme kertovat tietojärjestelmien kehittämisestä ja mahdollisuuksista kunnille
kuntablogi
Asiantuntijamme kertovat tietojärjestelmien kehittämisestä ja mahdollisuuksista kunnille
Mike von Wehrt
Tämä perinteiseen arkistointiin liittyvä toimintatapa on kuitenkin arkistojen digitalisoinnin kannalta hidaste. Miksi ihmeessä tietokoneella tuotettu päätös, asiakirja tai rakennemalli pitää edelleen tuottaa ja säilyttää paperisen näköisenä?
Tällä hetkellä päätöstiedot muunnetaan, siis myös digitaalisesti arkistoitaessa, paperidokumentin näköiseksi PDF/A-tiedostoksi. Ollaan mielestäni samassa kehitysvaiheessa kuin silloin, kun ensimmäiset tietokoneavusteiset CAD-ohjelmat tulivat. Niissähän käytännössä siirrettiin manuaalinen piirtäminen suoraan tietokoneruudulle. Piirrettiin viivoja ihan samaan tapaan kuin paperille eikä osattu vielä hyödyntää tietotekniikan suomia mahdollisuuksia.
Dokumentti lienee siis suurin jarru sille, että kaupunkien päätösasiakirjojen digitalisointi etenee hitaasti. On tehtävä varsin mittavia suunnitelmia, joissa määritellään paperin näköiselle dokumentille sen sisältöä kuvaavat metatiedot ja säilytysajat. Käytännössä siirretään manuaalisen arkistoinnin toimintatapoja lähes suoraan digitaaliseen arkistoon. Miksi digitaaliselle dokumentille pitää määritellä esimerkiksi säilytysaika? Se lienee ollut tarpeen aikanaan, kun puusepät ovat joutuneet jatkamaan arkistohyllyä alvariinsa, mutta digitaalisen varaston kapasiteetti on käytännössä rajaton. Toisaalta ns. raakadatasta löytyisi helposti kaikki tarvittava tieto eikä metatietoja tarvitsisi erikseen määritellä. Digitaalisen arkistoinnin tehtävä olisikin toimia hakukoneena ja huolehtia siitä, että tieto pysyy muuttumattomana. Mutta jostakin on liikkeelle lähdettävä ja rakennusvalvonnassa ollaan pikkuhiljaa siirtymässä kohti digitaalista maailmaa. Sähköisten kanavien kautta tulevat hakemukset pyörähtävät liitteineen näppärästi osapuolien välillä ja paperille tulostaminen alkaa tuntua turhalta, prosessia hidastavalta toimenpiteeltä. Haasteena kehitykselle ovat kuitenkin olleet päätearkistoitavat dokumentit. Niiden yksinomaan sähköisessä muodossa tapahtuva arkistointi vaatii Arkistolaitoksen luvan, ja sen hakeminen on ollut suuren kynnyksen takana. Muutama kaupunki, kuten Lahti, on hakenut ja saanut arkistointiluvan, mutta monella kaupungilla hakuprosessi on hyytynyt heti alkumetreille. Tilanteeseen tuonee helpotusta Arkistolaitoksen ennen kesälomia tekemä päätös, jossa myönnettiin Järvenpään kaupungin hakemuksesta lupa kaikille Suomen kuntien rakennusvalvontaorganisaatioille säilyttää dokumentteja pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Vaikka päätös perustuukin tuohon edellä mainitsemaani perinteisen tavan mukaiseen toimintaan, on se merkittävä askel matkalla kohti aitoa sähköistä asiointipalvelua. Ja myös osoitus siitä, että valtiollisten hankkeiden kautta syntyneet toteutukset tuottavat aidosti lisäarvoa koko valtakuntaan! |
KuntablogiAjankohtaista asiaa tietojärjestelmien mahdollisuuksista kunnille.
KirjoittajatTunnisteet
3D
Digitalisaatio Infraomaisuudenhallinta Kaavoitus Kaupunkimalli Kaupunkisuunnittelu Lisätty todellisuus Maankäyttö Paikkatieto Palaute Pilvipalvelut Rakennusvalvonta Sähköinen asiointi Etsi Kuntablogista:
|
Trimble Energy & Public Administration |
Trimble Energy & Public Administration kehittää ohjelmistoratkaisuja energianjakelun, julkishallinnon ja vesihuollon toimialoille. Tarjoamme asiakkaillemme korkealuokkaisia prosessituen työkaluja suunnittelusta rakentamiseen, käyttötoimintaan ja kunnossapitoon sekä sovelluksia asiakaspalveluratkaisujen rakentamiseen. Ratkaisujen keskeisiä ominaisuuksia ovat modulaarisuus, yhteentoimivuus ja vahvat paikkatieto-ominaisuudet.
|
© Copyright Trimble Inc.
|