Pölytöntä arkistointia

Mike von Wehrt

Byrokratian keskeisin elementti on dokumentti. Tyypillinen viranomaisprosessihan rakentuu henkilöltä toiselle kulkevan asiakirjanipun ympärille. Lopulta siihen liitetään päätösdokumentti, joka sitten allekirjoitetaan, mahdollisesti leimataan ja arkistoidaan. Prosessi toimii ja asiat pysyvät järjestyksessä. Mikäli dokumenttia vuosien päästä kaivataan, niin se löytyy kätevästi arkistonhoitajalta diaarinumeron ja asiakirjatunnusten avulla.

Tämä perinteiseen arkistointiin liittyvä toimintatapa on kuitenkin arkistojen digitalisoinnin kannalta hidaste. Miksi ihmeessä tietokoneella tuotettu päätös, asiakirja tai rakennemalli pitää edelleen tuottaa ja säilyttää paperisen näköisenä?

Tällä hetkellä päätöstiedot muunnetaan, siis myös digitaalisesti arkistoitaessa, paperidokumentin näköiseksi PDF/A-tiedostoksi. Ollaan mielestäni samassa kehitysvaiheessa kuin silloin, kun ensimmäiset tietokoneavusteiset CAD-ohjelmat tulivat. Niissähän käytännössä siirrettiin manuaalinen piirtäminen suoraan tietokoneruudulle. Piirrettiin viivoja ihan samaan tapaan kuin paperille eikä osattu vielä hyödyntää tietotekniikan suomia mahdollisuuksia.

Dokumentti lienee siis suurin jarru sille, että kaupunkien päätösasiakirjojen digitalisointi etenee hitaasti. On tehtävä varsin mittavia suunnitelmia, joissa määritellään paperin näköiselle dokumentille sen sisältöä kuvaavat metatiedot ja säilytysajat. Käytännössä siirretään manuaalisen arkistoinnin toimintatapoja lähes suoraan digitaaliseen arkistoon. Miksi digitaaliselle dokumentille pitää määritellä esimerkiksi säilytysaika? Se lienee ollut tarpeen aikanaan, kun puusepät ovat joutuneet jatkamaan arkistohyllyä alvariinsa, mutta digitaalisen varaston kapasiteetti on käytännössä rajaton. Toisaalta ns. raakadatasta löytyisi helposti kaikki tarvittava tieto eikä metatietoja tarvitsisi erikseen määritellä. Digitaalisen arkistoinnin tehtävä olisikin toimia hakukoneena ja huolehtia siitä, että tieto pysyy muuttumattomana.

Mutta jostakin on liikkeelle lähdettävä ja rakennusvalvonnassa ollaan pikkuhiljaa siirtymässä kohti digitaalista maailmaa. Sähköisten kanavien kautta tulevat hakemukset pyörähtävät liitteineen näppärästi osapuolien välillä ja paperille tulostaminen alkaa tuntua turhalta, prosessia hidastavalta toimenpiteeltä. Haasteena kehitykselle ovat kuitenkin olleet päätearkistoitavat dokumentit. Niiden yksinomaan sähköisessä muodossa tapahtuva arkistointi vaatii Arkistolaitoksen luvan, ja sen hakeminen on ollut suuren kynnyksen takana. Muutama kaupunki, kuten Lahti, on hakenut ja saanut arkistointiluvan, mutta monella kaupungilla hakuprosessi on hyytynyt heti alkumetreille.

Tilanteeseen tuonee helpotusta Arkistolaitoksen ennen kesälomia tekemä päätös, jossa myönnettiin Järvenpään kaupungin hakemuksesta lupa kaikille Suomen kuntien rakennusvalvontaorganisaatioille säilyttää dokumentteja pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Vaikka päätös perustuukin tuohon edellä mainitsemaani perinteisen tavan mukaiseen toimintaan, on se merkittävä askel matkalla kohti aitoa sähköistä asiointipalvelua. Ja myös osoitus siitä, että valtiollisten hankkeiden kautta syntyneet toteutukset tuottavat aidosti lisäarvoa koko valtakuntaan!

Kiinnostaako rakennusvalvonta aiheena? Lue lisää blogikirjoituksia täältä >>