Näin se on ennenkin tehty?

Mike von Wehrt

​​Pääsin tutustumaan Tuomelan kouluun Hämeenlinnassa. Koulu on upea ja innovatiivinen kokonaisuus, joka on rakennettu vanhan koulurakennuksen tilalle. Koska vanha rakennus oli suojeltu, ei rakenteita voitu kokonaan purkaa. Silti sisällä on vaikea havaita merkkejä entisestä. Koulu on siinä mielessä erikoinen, että sitä ei peruskorjattu perinteiseen käytävä ja luokkahuone -malliin, vaan sen toteutuksessa otettiin huomioon uuden opetussuunnitelman mukainen avoin oppimisympäristö. 

​Henkilökunta oli hankkeessa aloitteellinen ja toi prosessin alusta asti esiin tulevia tarpeitaan. Uuden mallinen opetusprosessi ja rakennuksen suunnittelu sekä toteutus kulkivat käsi kädessä.
​
Avoimessa oppimisympäristössä yhdistetään useamman opettajan resurssit ja oppilailla on valinnan vapauksia ryhmätyöstä yksilölliseen ja rauhalliseen oppimiseen. Oppilas voi myös tarvittaessa käydä kertaamassa edellisen vuosikurssin oppiaineita tai turhautumisen välttämiseksi käydä opiskelemassa jo seuraavan vuoden asioita. Vaikutti, että lapset suorastaan nauttivat olostaan koulussa ja sama päti myös motivoituneeseen opetushenkilöstöön. Ajatuksena on, että kaksi opettajaa tuottaa kolmen resurssin työtehon. Voisi kuvitella, että tällaisella kehityksellä Suomi nousee taas korkealle Pisa-tutkimuksissa.
​
Tässä kouluhankkeessa erityisesti ilahduttaa se, että toiminnallista prosessia ja uutta tilaratkaisua on pohdittu ja kehitetty yhtäaikaisesti. Tietojärjestelmäprojektien yhteydessä tämä helposti unohtuu.

Voidaan investoida paljonkin rahaa tietojärjestelmän hankintaan, muttei olla valmiita muuttamaan toiminnallista prosessia. Näin on meillä ennenkin tehty -mentaliteetti aiheuttaa helposti sen, että uuden järjestelmän käytön myötä ei saavutetakaan odotettuja tuottavuuden tehostamisvaateita, vaan käytännössä töiden tekemiseen menee aikaan entistä enemmän.
​
Tällä hetkellä julkisella sektorilla satsataan merkittävästi sähköiseen asiointiin. Kaupallisista yrityksistä poiketen kunnan tuottaman palvelun ei odoteta lisäävän myyntiä vaan tehostavan toimintaa. Jotta tavoite toteutuu, on prosessin kaikki vaiheet käytävä läpi ja mietittävä, voisiko tämän tehdä jotenkin toisin.

​Hyvä esimerkki toimintaa tehostavasta palvelusta on Turun venepaikkajärjestelmä. Aikaisempi prosessi lähti paperisesta hakulomakkeesta, jonka asianosainen toi asiakaspalvelupisteelle. Samalla katsottiin kartasta sopiva venepaikka. Kun paikka löytyi, tehtiin sopimus ja tieto siirtyi laskutukseen. Viimeinen vaihe oli maksunvalvonta, joka tehtiin manuaalisesti laskutusjärjestelmän listauksista.
​
Uutta tapaa lähdettiinkin hakemaan prosessin automatisoinnin näkökulmasta. Asiakas hoitaa varauksen suoraan web-palvelun kautta. Järjestelmään syötetään omat ja veneen tiedot, jonka jälkeen järjestelmä tarjoaa soveltuvat venepaikat. Kartalta asiakas valitsee haluamansa paikan, ja kun varaus on valmis, suoritetaan maksaminen verkkopalveluiden kautta. Maksuvalvontaan ei enää tarvitse käyttää aikaa. Käytännössä siis prosessi toimii täysin automaattisesti ja säästää resursseja yli 70 % alkuperäiseen verrattuna. Lisäksi uudistunut, sujuva varausprosessi on poistanut virheiden mahdollisuudet. Myös asiakas on tyytyväinen, kun helppokäyttöinen verkkopalvelu on käytössä vuorokauden ympäri.
​
Tietojärjestelmää ei tarvitse välttämättä rakentaa alusta loppuun itse. Modernit järjestelmät pystytään parametroimalla muokkaamaan soveltuvaksi erilaisiin tarpeisiin. Voidaan siis hyvin käyttää tuotepohjaista lähestymistapaa, kunhan muistetaan prosessin tehostamisen merkitys. Jokaisessa prosessin vaiheessa tulisi avoimesti miettiä, tehdäänkö tämä asia, koska se on aina ennenkin tehty, vai voisiko sen jättää tekemättä.

​Kiinnostaako sähköinen asiointi aiheena? Lue lisää blogikirjoituksia täältä >>